Sådan skriver du en rapport korrekt, i 10 trin
I vores dag til dag, både på arbejdspladsen og uden for det, Det er ikke ualmindeligt, at vi ved en lejlighed skal udarbejde en rapport for at tage højde for enhver situation eller et problem .
Uanset om du vil indsende en klage, stille en anmodning eller blot dokumentere en bestemt situation, er det den type dokument, som vi generelt skriver. Men nogle mennesker kan finde det svært at lave en rapport. Derfor giver vi i denne artikel en række trin til, hvordan du skriver en rapport på et generelt niveau.
Hvad er en rapport?
En rapport er en type dokument skrevet i prosa, der udføres med det formål at den person, der gør det, kan kommunikere noget om en situation eller et emne for andre mennesker. Normalt de er normalt rettet mod højere instanser (for eksempel til byrådet eller til en overlegen) , selv om du også kan finde rapporter, der sigter mod at kommunikere noget til en professionel forskel fra os, så du kan arbejde med de samme data og kontrast eller udvide dem.
Der er en bred vifte af rapporttyper, som kan have forskellige formål og differentierede strukturer. Denne artikel foreslår imidlertid udarbejdelse af en rapport, der tager højde for den generelle struktur af nogen af dem.
Skridt til at udarbejde en rapport
Ved udarbejdelsen af en rapport skal vi huske på, at vi i første omgang skal reflektere over, hvordan, hvornår og hvorfor vi skal gøre det . Derefter vil rapporten blive skrevet på baggrund af den situation, der skal afspejles, og de tidligere overvejelser.
Nedenfor er en række nyttige trin til at skrive en rapport korrekt.
1. Hvilken målsætning har vi?
Før vi begynder at skrive, skal vi reflektere over, hvad vi vil opnå med vores rapport. Skal vi anmode om løsningen på et problem eller blot at gemme data for at kunne bruge dem senere? Vil vi afspejle en videnskabelig undersøgelse eller indgive en klage? Vi skal tage højde for det for at vælge den type rapport, der er mest relevant i henhold til sagen.
2. Husk den type tekst, du skal bruge
Ikke alle rapporter er de samme, hver præsenterer sine egne karakteristiske egenskaber. For eksempel en udstillingsrapport vil afspejle data uden at gøre nogen form for fortolkning vedrørende dem, idet der ikke er nogen mulighed for at drage konklusioner , mens en demonstrationstype vil kræve, at emnet uddyber hypoteser og sætter dem til test for at opnå en række resultater og konklusioner.
3. Overvej målet
Det betyder ikke kun, hvad eller hvad, men også du bør tænke på, hvilken offentlighed vores rapport har som mål . Dette vil give os mulighed for at tilpasse sprogniveauet til både vores behov og de tilhørende målgrupper.
4. Valg og analyse af info
Baseret på det foregående trin er det vigtigt at indsamle de oplysninger, vi ønsker at give og strukturere det korrekt, så vores diskurs har en fælles tråd. Den type data, der skal afspejles, og hvem eller hvordan oplysningerne er uddraget, skal også tages i betragtning. .
5. Vi kan bruge grafiske elementer
Selvom det afhænger af typen af rapport, er det muligt at bruge visuelle elementer, der letter forståelsen af dataene . Vi henviser f.eks. Til brugen af stanggrafer til analyse af frekvenser eller for at udføre en analyse af overskud og omkostninger.
6. Titel
Selvom det kan være dumt at nævne det, rette overskriften korrekt på en klar måde i forhold til emnet, der indebærer dets realisering og let forståeligt det er noget, der i høj grad letter forståelsen af læsere.
7. Skriv introduktionen
I dette første afsnit af den pågældende rapport vil vi udarbejde et kort resumé af det emne, der skal behandles i rapporten . I det skal det fremgå målet om realiseringen af rapporten og det problem, der skaber behovet for dets eksistens og den sammenhæng, hvori den finder sted.
8. Udvider ideerne og forklarer, hvad der blev undersøgt i udviklingen
I rapportens krop vil vi arrangere og udvide oplysningerne om det skete eller undersøges , efterlader du de metoder og handlinger, der viser, hvordan situationen blev produceret eller udført, og hvordan man henter dataene. Hvis det er en rapport, der afspejler en undersøgelse, vil aspekter som teoretiske modeller og udforskning af situationen blive indarbejdet.
9. lav en konklusion
I den sidste del af rapporten Det endelige resultat af, hvad der blev udforsket og afspejlet i rapporten eller efterspørgslen eller anmodningen, skal afspejles som er gjort for at løse situationen. Det skal være klart og forståeligt.
10. Sprog, der skal bruges
Det er vigtigt, at sproget er klart og koncist i hele. Den skal skrives formelt og objektivt i den tredje person og i en passiv stemme. Fakta skal adskilles fra de indledninger, der er lavet (hvis der er nogen) og de skal håndtere de data, de beskæftiger sig med, når de behandles direkte.
